Aide en ligne sDEVIS-FACTURES

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Editeur Devis/Factures

L'éditeur Devis/Factures est la fenêtre "Maître" du logiciel.

En effet, celle-ci contrôle la majeure partie des fonctions relatives aux devis et aux factures.

Son menu ainsi que sa barre d'icônes paramètrable dans ses postions de groupe d'outils vous permettra d'accéder aux principales commandes du logiciel.

Ce menu et cette barre d'icônes sont eux-même complétés par toute une série de fonctions spécifiques typiquement liées à la création d'un devis ou d'une facture.

Aperçu détaillé du menu principal

Menu Fichiers

Menu Contacts

Menu Produits

Menu Comptabilité

Menu Paramètres

Menu Outils

Menu Aide

La barre d'icônes

La barre d'icônes regroupe l'ensemble des outils permettant de gérer vos fichiers.

Celle-ci est constituée de plusieurs groupes d'icônes relatifs au différents modules constituant le logiciel.

NB: Elle peut être rendue transparente via les options des paramètres de l'application.

Liste des documents et description des fonctions "Filtres"

Selon votre sélection dans la combo, 13 filtres vont réagir différemment sur la liste des documents:

- Filtre affichant l'ensemble de vos documents.

- Filtre affichant l'ensemble de vos documents pour la dernière période en cours.

- Filtre affichant l'ensemble de vos documents pour une période sélectionnée.

- Filtre affichant uniquement vos projets en cours de création.

- Filtre affichant uniquement vos devis acceptés ou en attente d'acceptation.

- Filtre affichant uniquement les devis refusés par les clients.

- Filtre affichant uniquement les factures envoyées et en attente de paiement.

- Filtre affichant uniquement les factures honorées par les clients.

- Filtre affichant uniquement vos documents annulés.

- Filtre affichant uniquement les documents spécifiques au client.

- Filtre affichant tous vos devis (tous états confondus).

- Filtre affichant toutes vos factures (tous états confondus).

- Filtre affichant tous vos documents à partir d'une date de départ et d'une date de fin.

Cette commande permet de modifier vos préférences d'affichage des documents sur l'éditeur.

Cette commande active votre Webcam au niveau de l'éditeur sDEVIS-FACTURES.

Description des boutons de fonction "Gestion Devis/Factures"

Permet la création d'un nouveau document (en projet) avec sélection d'un client et sélection d'une catégorie/rubrique.

Permet la réinitialisation complète du document sélectionné.

Permet la facturation directe selon plusieurs type de paiement si le document en cours est à l'état de projet.

Permet l'impression directe de la facture avant son envoi chez le client.

 Lance l'impression du devis qui devra ensuite être envoyé au client et enregistre le document en tant que "Devis envoyé (pour acceptation)".

Le devis ayant été envoyé, le client vous a signifié par courrier son acceptation. Cliquez alors sur cette commande pour mettre à jour l'état de votre dossier ("Devis accepté").

Le client vous a signifié le refus du devis. Cliquez alors sur cette commande afin de modifier le document en "Devis refusé".

Le client a accepté le devis et vous l'a retourné avec la mention "Bon pour commande" (voir glossaire). Créez et imprimez maintenant la facture en cliquant sur cette commande... La facture sera                      automatiquement reprise dans votre dossier "Débiteurs" avec la mention "Facture envoyée". N'oubliez pas d'envoyer la facture par courrier au client !

Le client a honoré la facture dans les délais requis (voir échéance facture, Paramètres). Cliquez sur cette commande afin de le signifier et cloturer le dossier en cours.

                     Ouvrez ensuite votre "Livre de Caisse", consultez vos débiteurs et transférez la facture payée vers votre "Livre de Caisse" pour la période en cours.

Le client n'a pas honoré sa facture dans les délais (voir échéance facture, Paramètres) ! Cliquez sur cette commande pour imprimer et lui envoyer un 1er Rappel !

REMARQUE IMPORTANTE: Vous pourrez créer un document "Facture payée" immédiatement (sans passer par les différentes étapes successives) si votre document est à l'état de "Projet" en utilisant le menu contextuel de la liste des documents / option: "Facturer..."" ou en cliquant sur le bouton ..." Cette commande est particulièrement intéressante dans le cas où un devis n'est pas nécessaire !

Le bouton servira quant à lui à imprimer directement la facture avant votre envoi de celle-ci au client.

Dans les deux cas, le document sera alors automatiquement et directement transmis vers vos débiteurs et devra faire l'objet d'un transfert vers votre Livre de Caisse avant de cloturer la période en cours par exemple.

NB: Selon vos paramètres d'échéance facture définis dans les Paramètres de l'application, vous serez averti automatiquement si l'échéance de paiement est dépassée.

Cet avertissement apparaîtra dans la liste des documents et sera symbolisé par un surlignement rougeâtre du document non réglé dans les délais impartis. Le nombre de rappels envoyés est symbolisé dans la colonne "Rp". Le nombre de jours de retard sera également affiché dans le détail des documents. Les rappels seront automatiquement incrémentés en nombre (1,2,3,...).

NB: Les colonnes "Doc N°", "Date" et "Nom du Client" de la liste des documents sont triables en cliquant simplement sur leur entête. Une recherche (symbolisée par la loupe) peut également être effectuée.

Les menus contextuels de la liste des documents

Les différents menus contextuels disponibles dans la liste des documents sont signales par une flèche jaune et une bulle d'info. Chaque menu s'ouvre automatiquement en faisant un clic droit de la souris dans leur colonne respective de liste des documents et affiche une série de commandes directes.

Détails d'un document sélectionné

1. Partie "Position" et "description"

La position (Pos.) peut s'interpréter comme étant un "chapitre" dans la description des travaux à facturer au client.

Si aucune position n'est placée à la gauche de la zone de description, nous pourrons considérer ceci comme un "sous-chapitre".

Ici, la position 1 est "MATERIEL".

La description de la position 1 est représentée par les valeurs:

    - 952310 (Référence produit) - Parafoudre DEHN - Tripolaire +.....

    - MTRC60 - Compteur Electrique Triphasé....

    - ELEC-DD - Interrupteur double direction...

Vous pouvez bien évidemment ajouter autant de positions et de descriptions nécessaires. Un maximum de 200 lignes d'écriture est toutefois recommandé.

Une sélection automatique des produits disponibles est possible via la commande avec mise à jour automatique des stocks...

Remarques:

- La colonne "Ref" n'est opérationnelle en impression du document que si vous sélectionnez un produit !

- Chaque champ "Description" est multilignes et peut être mis en forme (couleurs, alignements, etc...) selon vos goûts !

2. Partie "Calculs"

- Unité représente par exemple "m2" pour une notion de surface, "kg" pour une notion de poids, "L" pour une notion de litre, etc... L'unité "PU" est automatique si vous avez opté pour une sélection automatique des   produits disponibles dans votre base de données.

- PU HT. représente la valeur monétaire unitaire du produit selon les paramètres de la devise utilisée (voir Paramètres).

- Quantité exprime la quantité utilisée pour le produit en référence.

- %R exprime la remise en pourcents octroyée pour le produit en référence.

- Total HT est automatiquement calculé en fonction de la quantité utilisée et du prix unitaire.

- TVA % intervient dans le calcul en fonction des valeurs paramétrées dans la fenêtre Paramètres ou TVA.

- Montant TVA est automatiquement calculé en fonction du montant et du taux de TVA sélectionné.

- Sous-Total TTC pos. est automatiquement calculé et affiche le total de la description.

Un aperçu complet du détail document

Description des boutons de fonction "Détail du document"

Ces 4 commandes activent et agissent respectivement sur:

1. Le graphique individuel du document sélectionné (voir illustration ci-dessous).

2. Le graphique global de tous vos documents (voir illustration ci-dessous).

3. Les statistiques graphiques générales de votre base de données.

4. Sur l'agenda intégré à sDEVIS-FACTURES dans lequel vous pourrez ajouter/modifier/supprimer des tâches personnelles.

Cette commande lancera le module "Calcul d'une main d'oeuvre" avec lequel vous pourrez automatiquement calculer le montant d'une main d'oeuvre en fonction du "Coût horaire M-O" stipulé dans les paramètres.

Ces commandes permettent successivement de déplacer une ligne de table vers le haut ou vers le bas et d'activer/désactiver la colonne du montant Sous-total TTC pos. dans l'éditeur et dans les états d'impression.

Cette icône (lorsqu'elle s'affiche) vous signale que vous avez protégé vos documents facturés contre les écritures (voir paramètres).

 Permet lla sélection d'un produit répertorié dans votre base de données des produits.

Permet l'insertion de lignes dans le détail du document.

Permet la suppression de ligne dans le détail du document.

Permet de saisir le détail de l'exécution des travaux qui sera renseigné sur la facture. Le libellé de ce bouton s'affiche en rouge lorsque vous avez défini les travaux réalisés en fonction du document sélectionné. Un clic sur ce bouton affiche le résultat.

Permet de visualiser le détail des travaux exécutés. Le libellé de ce bouton s'affiche en rouge lorsque vous avez défini les détails des travaux réalisés en fonction du document sélectionné. Un clic sur ce bouton affiche le résultat.

Enregistre vos ajouts/modifications effectués.

Imprime votre devis/facture à la date du jour.

Ferme le programme.

Menu contextuel du détail document

Ce menu contextuel est disponible et actif uniquement si le document sélectionné n'est pas déjà facturé et protégé.

Remarque sur la fonction "Conditions spéciales..."

La fonction "Conditions spéciales..." est active lorsque l'unité du produit est "PU" (stock produits) et vous permet de signaler une particularité ou exception pour le produit sélectionné.

En effet, cette fonction appelle la fenêtre pour signaler un échange standard du produit ou un remplacement sous garantie.

La mise à jour du stock/produit est automatiquement réalisée si la fonction est validée.

Description des valeurs et montants

Les valeurs visibles au bas de la fenêtre sont automatiquement calculées pour chaque document sélectionné.

Parmis ces valeurs vous trouverez:

- Montant HT: Montant Hors Taxes

- Réduction Client %: Votre pourcentage de réduction faite au client.

- Montant net HT: En rapport diirect avec la réduction éventuelle faite au client.

- Montant TVA: Totalise le montant total du ou des taux de TVA appliqués.

- Montant TTC: Montant toutes taxes comprises en fonction de vos éventuelles remises et de la devise utilisée (voir Paramètres).

NB: Le Montant TTC peut être directement converti en 11 anciennes devises européennes et 6 devises hors zone euro si vous avez opté pour l'Euro comme devise par défaut.

Ce même montant sera automatiquement converti "en toutes lettres" dans la barre d'état.

L'activation du sélecteur dans la fenêtre ou dans les paramètres permettra d'imprimer cette conversion dans l'état d'impression final.

Le survol souris des différents montants affichés dans la fenêtre, exprime les valeurs en fonction de la devise de conversion choisie par l'utilisateur.

Cette fonction est également active pour le "Montant TTC total pour tous vos documents" ainsi que pour les éventuelles valeur "Gain client".

Aperçu d'impression de document

Aperçu de rappel de paiement

Description de la barre d'état

La barre d'état agit interactivement en fonction des champs survolés par la souris et affiche divers messages permettant de vous informer sur la fonction de certaines commandes.

D'autres fonctions y sont asociées...